Медицинская информационная система
››
Инструкция МИС
››
Медицинская информационная система
››
Инструкция МИС
››
Эти возможности заказываются отдельно.
Для программного обеспечения "Универсальная система учета" можно заказать модуль электронного документооборота. Программа электронный документооборот позволяет ускорить и упростить процесс работы с документами в вашей организации. Руководители и ответственные лица могут сразу же увидеть необходимую информацию по любому документу.
Для управления документами доступны две конфигурации: первая - это учет документов. В его рамках можно одновременно отслеживать множество различных параметров. Например: рекомендации персонала, актуальность договоров с поставщиками и т.д.
Существует также учет цепочки поставок. Он используется для закупки товаров и позволяет ускорить процесс утверждения всех заявок на покупку.
В обоих случаях документы должны пройти через различных сотрудников организации. Заказы и сами сотрудники заносятся в специальный справочник "Процессы".
Давайте откроем этот справочник. В верхнем модуле вы увидите название бизнес-процесса, а в нижнем - шаги, через которые должен пройти этот бизнес-процесс.
В этом примере видно, что "заявка на закуп" подписывается сотрудником, а затем передается на подпись менеджеру и директору. В нашем случае это один и тот же человек. Затем сметчик заказывает необходимые ресурсы и передает информацию бухгалтеру для оплаты.
Это основной модуль для управления электронными документами. Перейдите в раздел Модули - Организация - Документы.
В верхнем модуле отображаются все доступные документы. Если вам нужно найти конкретную запись, вы можете использовать фильтры.
В колонках содержится много полезной информации. Например, наличие документа, актуальность, тип документа, дата, номер, куда был выдан документ, до какой даты действителен документ и так далее. Вы также можете добавить другие поля с помощью кнопки "Видимость колонок".
Создайте новый документ. Для этого щелкните правой кнопкой мыши в любом месте модуля и выберите "Добавить".
Появится окно "Добавить новый документ".
Представьте, что вам нужно ввести заявление на отпуск от сотрудника, нажмите на кнопку с тремя точками и выберите "Вид документа". Затем вы увидите еще один модуль, где можно выбрать нужный вам тип документа. Сделав выбор, нажмите на специальную кнопку "Выбрать" в нижней части списка. Вы также можете просто дважды щелкнуть на нужной строке.
После выбора вы автоматически вернетесь в предыдущее окно. Далее введите оставшиеся поля, т.е. номер документа и требуемого контрагента. При необходимости вы также можете заполнить поле "Контроль сроков".
Затем нажмите кнопку "Сохранить":
Теперь посмотрите ниже. Вы увидите окно с подмодулями.
Давайте подробнее рассмотрим каждый из этих подмодулей.
Давайте рассмотрим каждый из подмодулей подробнее.
"Движение" может указывать, в какой отдел или ячейку поступил документ. Для этого необходимо добавить запись в контекстное меню.
Сегодняшняя дата вставляется автоматически. В поле "Контрагент" указывается, кому должен быть доставлен или кем сдан документ. Также можно указать количество, например, если необходимо получить несколько копий одновременно. Поля "Выдача/Перемещение" и "Прием/Перемещение" отвечают за доставку и получение документов в офисе. Соответствующие записи в таблице также указывают, в какое отделение был доставлен документ и помещен в какую ячейку. Укажите в ячейке "№ 001", что документ был получен в "Основное отделение", и нажмите кнопку "Сохранить".
После этого вы увидите, что статус вашего документа изменился. Документ прибыл в ячейку и теперь доступен для просмотра. Статус также изменится, если вы загрузили в программу электронную копию документа, о чем будет рассказано позже.
Далее, давайте рассмотрим второй подмодуль, "Местоположение":
Здесь указывается, где находится физическая копия документа. В данном случае принятая копия одна и находится в ячейке 001 в головном офисе. Если документ был выдан контрогенту, статус местонахождения изменится и будет указывать на этого контрагента. Эта таблица не может быть записана вручную и появится здесь автоматически.
Перейдите на следующую вкладку "Электронные версии и файлы".
В эту таблицу можно добавить записи об электронных версиях. Это делается через уже знакомое контекстное меню и кнопку "Добавить".
Заполните информацию в появившейся таблице. "Тип документа" может быть, например, приложением Excel, форматом jpg или pdf. Ниже можно указать сам файл с помощью кнопки "Загрузить". Вы также можете указать ссылку на местоположение на вашем компьютере или в локальной сети.
Перейдите на вкладку "Параметры".
В "Параметрах" указан список фраз, которые необходимо ввести в программу, и эти фразы будут автоматически помещены в соответствующие места шаблона. Само действие выполняется с кнопки "Заполнить" вверху.
На вкладке "Автозаполнение" отображается последняя фраза, введенная в вышеописанном действии.
На вкладке "Работы по документу" перечислены запланированные и выполненные действия для выбранного документа. С помощью контекстного меню можно добавить новое задание или изменить существующее.
Например, предположим, что сотрудник запрашивает у поставщика определенный товар, но у поставщика нет этого товара на складе. В этом случае сотрудник создает заявку на покупку необходимого товара.
Перейдите в модуль "Заявки".
Сначала необходимо создать новую запись. Для этого используйте действие "Сформировать заявку".
Данные заявителя и текущая дата также будут автоматически заполнены.
Выберите отображаемую запись и перейдите в подмодуль "Состав заявки" ниже.
Номенклатуры с инвентарным количеством меньше указанного минимума уже добавлены в список. При необходимости вы можете изменить этот список по количеству или наименованию товара. Чтобы внести изменения, щелкните правой кнопкой мыши на соглашении об именовании, воспользуйтесь контекстным меню и выберите "Редактировать".
Выберите "Добавить", чтобы добавить новые элементы.
Когда все необходимое будет добавлено, выберите вкладку "Работа по заявке".
Здесь представлена вся запланированная и завершенная работа над этим документом. В настоящее время она пуста, так как еще ничего не сделано. Нажмите на кнопку "Действие" и выберите "Подписать заявку", чтобы подписать заявление.
Отображается первая запись со статусом "В работе".
Вы также можете просмотреть информацию о работе, дате выполнения и исполнителе. Дважды щелкните на этом элементе, чтобы открыть окно редактирования.
В этом окне задачу можно отметить как завершенную, изменив вышеперечисленные пункты, составить график результатов и отметить срочность. В маловероятном случае ошибки менеджер по снабжению может вернуть задачу любому из сотрудников для изменения списка продуктов или поиска более низкой цены, и может указать причину изменения.
Например, отметьте "Выполнено", напишите "Результат" и нажмите кнопку "Сохранить", чтобы завершить эту задачу.
Вы видите, что этой работе присвоен статус "Исполнено".
Ниже появляется еще один "исполнитель" - Директор. Давайте откроем запись.
Выберем "Возврат сотруднику - Снабженец". В разделе "Причина возврата" напишем, например, что к оплате выставлен неправильный счет.
Снова сохраним запись.
Документ возвращен поставщику, и в статусе задания директора указано "Возврат", а у снабженца - "В работе". Теперь, чтобы вернуть документ директору, работник должен исправить ошибку. После того как документ пройдет все этапы, вы должны увидеть примерно следующее:
Теперь вы можете создать накладную для поставщика. Это делается с помощью действия "Накладная поставщику".
Это изменит статус запроса на "Ожидание поставки".
Когда заказанный товар прибывает, его можно отдать. Для этого используется действие "Выдать товар".
Статус заявления снова меняется, на этот раз на "Исполнено".
При необходимости саму заявку можно распечатать с помощью кнопки "Отчет".
Печатная форма заявления выглядит следующим образом:
Далее посмотрите, пожалуйста, другие полезные темы:
Медицинская информационная система USU
2010 - 2024